Hoe je als opdrachtgevers veilig zzp’ers kunt inhuren

De onzekerheid rondom de Wet DBA zorgt momenteel voor veel onrust bij opdrachtgevers. Organisaties worden kritischer, afdelingen compliance grijpen sneller in en veel bedrijven twijfelen of zij nog wel veilig zzp’ers kunnen inhuren.

Toch blijft de behoefte aan zelfstandige professionals groot. Zeker in sectoren zoals de zorg, bouw, IT, logistiek en zakelijke dienstverlening zijn zzp’ers vaak onmisbaar voor flexibiliteit, specialistische kennis en snelle inzetbaarheid.

De vraag is daarom niet óf opdrachtgevers nog met zzp’ers kunnen werken, maar vooral: hoe doe je dat op een juridisch beter verdedigbare manier?

Waarom opdrachtgevers terughoudender zijn geworden

De Belastingdienst kijkt steeds nadrukkelijker naar situaties waarin sprake kan zijn van schijnzelfstandigheid. Daarbij wordt niet alleen gekeken naar het contract, maar vooral naar de praktijk.

Denk bijvoorbeeld aan situaties waarbij:

• een zzp’er langdurig voor één opdrachtgever werkt
• de opdrachtgever bepaalt hoe het werk moet worden uitgevoerd
• de zzp’er nauwelijks ondernemersrisico loopt
• de zelfstandige volledig meedraait als werknemer binnen de organisatie
• er sprake is van vaste roosters, verplichte aanwezigheid of directe aansturing

Voor opdrachtgevers kan dit leiden tot fiscale risico’s, naheffingen, reputatieschade en juridische onzekerheid.

Dat maakt het belangrijker dan ooit om vooraf goed inzicht te krijgen in de arbeidsrelatie.

Alleen een modelovereenkomst gebruiken is vaak niet voldoende

Veel organisaties denken dat zij veilig zitten zodra er een modelovereenkomst is ondertekend. In de praktijk ligt dat genuanceerder.

De Belastingdienst beoordeelt namelijk vooral hoe er daadwerkelijk wordt gewerkt. Een perfect contract biedt weinig bescherming wanneer de feitelijke samenwerking kenmerken heeft van een dienstverband.

Juist daarom wordt goede screening steeds belangrijker.

Wat slimme opdrachtgevers tegenwoordig steeds vaker doen

Steeds meer opdrachtgevers kiezen ervoor om zzp’ers vooraf uitgebreider te laten toetsen voordat zij worden ingezet.

Daarbij wordt bijvoorbeeld gekeken naar:

• ondernemerschap
• aantal opdrachtgevers
• ondernemersrisico
• investeringen in de onderneming
• vrijheid van uitvoering
• wijze van acquisitie
• mate van zelfstandigheid
• positionering buiten de organisatie
• gebruik van eigen materialen of middelen

Door vooraf beter inzicht te krijgen in deze factoren, kunnen opdrachtgevers risico’s beter inschatten en samenwerkingen beter onderbouwen richting compliance, accountants, juristen of interne controles.

Het belang van dossieropbouw

Een belangrijk onderdeel van risicobeheersing is aantoonbaarheid.

Wanneer een opdrachtgever later vragen krijgt over een samenwerking met een zzp’er, is het belangrijk om te kunnen laten zien dat er vooraf zorgvuldig is gehandeld.

Een goed dossier kan daarbij helpen.

Denk bijvoorbeeld aan:

• screeningsresultaten
• ingevulde vragenlijsten
• bewijsstukken
• ondernemersgegevens
• onderbouwing van zelfstandigheid
• documentatie van de samenwerking

Veel opdrachtgevers willen daarom tegenwoordig niet alleen een contract zien, maar ook aanvullende onderbouwing dat een zzp’er daadwerkelijk als ondernemer opereert.

Hoe het ZZP OK! Keurmerk opdrachtgevers ondersteunt

Het ZZP OK! Keurmerk ondersteunt opdrachtgevers en zzp’ers bij het inzichtelijk maken van risico’s rondom schijnzelfstandigheid en de Wet DBA.

Via een uitgebreide screening wordt beoordeeld in hoeverre een arbeidsrelatie kenmerken vertoont van zelfstandig ondernemerschap of mogelijk wijst op schijnzelfstandigheid.

Tijdens deze screening wordt gekeken naar diverse relevante factoren, waaronder:

• ondernemersgedrag
• opdrachtgeverschap
• vrijheid van uitvoering
• ondernemersrisico
• investeringen
• marktpositie
• zelfstandigheid in de praktijk

Opdrachtgevers kunnen via het opdrachtgeversportaal dossiers inzien die door zzp’ers met hen zijn gedeeld. Hierdoor ontstaat meer transparantie en extra onderbouwing bij het beoordelen van samenwerkingen.

Voor veel organisaties zorgt dit voor meer grip, meer inzicht en meer vertrouwen bij het inhuren van zelfstandigen.

De realiteit: volledig risicoloos bestaat niet

Belangrijk om te benadrukken is dat er binnen de huidige wetgeving nooit een absolute garantie bestaat. Iedere situatie blijft afhankelijk van de feitelijke omstandigheden in de praktijk.

Wel kunnen opdrachtgevers aantonen dat zij serieus werk hebben gemaakt van zorgvuldige beoordeling, screening en dossieropbouw. En juist dat wordt steeds belangrijker binnen het huidige handhavingsklimaat.

Vooruitkijken in plaats van afwachten

Veel organisaties kiezen momenteel uit angst voor volledige stilstand rondom zzp-inhuur. Maar stilstand lost het capaciteitsprobleem niet op.

De organisaties die nu investeren in goede processen, screening en onderbouwing, zijn vaak beter voorbereid op toekomstige controles en veranderende regelgeving.